Erhalten und gestalten: AKBW Architektenkammer Baden-Württemberg

Offen, flexibel und anpassungsfähig

Erfolgsfaktoren für die Regelung der Büronachfolge

Zum achten Mal lud die Architektenkammer ihre Mitglieder zu "Plan B" ein. Diesmal stand die Veranstaltung unter dem Motto "Erhalten und gestalten - Büroausrichtung im Wandel der Zeit", den Impuls gab der Arbeitskreis angestellte und beamtete Architekten und Architektinnen mit Fallstudien zu Strukturveränderungen und Nachfolgeregelungen für Büros. Dass es sich dabei um eine gut gewählte Thematik handelte, zeigte sich auch daran, wie schnell die Veranstaltung ausgebucht war.

Nach der Begrüßung von Hauptgeschäftsführer Hans Dieterle referierte Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Gerhard Reinert über Methoden zur Bürowertermittlung, Steuervorteile sowie Altersvorsorge und Personalentwicklung als Erfolgsfaktoren für Architekturbüros. Die Teilnehmer bekamen wertvolle Hinweise zu einer Materie, die im Alltag gerne mal beiseitegeschoben wird. Mit einem Leitfaden, der auf unserer Homepage eingesehen werden kann, gab Reinert einen Überblick über Zahlen, Daten und Fakten, die bei einer Nachfolgeregelung zu beachten sind. Die darin enthaltenen Checklisten geben Veräußerern und Erwerbern eine Struktur zur Vorbereitung - "ein weites Feld", so der Referent, der die Zuhörer dafür sensibilisierte, an was sie alles denken sollten. Der Wert eines Büros sei jeweils anlassbezogen zu ermitteln, wobei die Meinungen über die Wahl der richtigen Methode auseinander gingen. Grundsätzlich müsse aber bei einer Veräußerung von Gewinn- und Verlustrechnung auf Bilanzierung umgestellt werden. Stufenlösungen mit dem potentiellen Nachfolger können vereinbart werden, Reinert wies aber darauf hin, dass dies erhebliche steuerliche Nachteile für den Erwerber mit sich brächte, ebenso die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft. Außerdem muss der Nachfolger die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen, es sei denn, diese verzichten von sich aus auf die Weiterbeschäftigung.

Den Vortrag von Gerhard Reinert, Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rufer & Reinert, Heilbronn
finden Sie hier zum Download

In den sich anschließenden Best-Practice- Beispielen erfuhren die Teilnehmer aus erster Hand, wie die Nachfolge in einem Büro gelingen kann. Als erster berichtete Götz Bartels von seinen Erfahrungen. Sein ehemaliger Chef, der Kehler Architekt Bernd Leimbach, hatte frühzeitig die Initiative ergriffen und ihn gefragt, ob er sich vorstellen könne, sein Büro zu übernehmen. Dank familiärer Unterstützung und Beratung durch Hansjörg Selinger* sowie einem Rechtsanwalt und einem Steuerberater kam bereits 2007 ein Vorvertrag zustande, in dem die Übernahme für 2012 vereinbart wurde. Dieses Jahr brachte dann die heiße Phase: Kunden und Bauherren wurden informiert, der Bürowert nochmals überprüft und anderes mehr. Doch bereits ein Jahr nach der Übernahme konnte Bartels ein positives Resümee ziehen und wirbt nun auch schon um neue Mitarbeiter.

Bei Bernd Hullak und Jens Rannow ging der erste Versuch einer Büroübernahme jeweils schief, da die Seniorpartner nicht loslassen konnten. Die Schul- und Studienfreunde trafen sich zweimal zum Mittagessen und vereinbarten eine Büropartnerschaft. Beraten von Jörg- Michael Proksch* strukturierten sie ihre Pläne und ehrgeizigen Ziele. Seit Beginn leisten sie sich auf 400 Euro-Basis eine Mitarbeiterin, die sich um die PR kümmert, und neuerdings eine Betriebswirtschaftlerin, die die Büro- und Projektkosten kontrolliert. Im Rahmen von Plan B gaben sie Einblick in ihre neue Bürobroschüre. Neben der Alltagsarbeit gönnen sich Hullak und Rannow mit ihren Mitarbeitern sportliche Aktivitäten und ein Denk-Labor. Darin entstand ihr Kita-Projekt, das sie nun als baugewerblich tätige Architekten bundesweit vermarkten.

Irene Sperl-Schreiber stieg 2007 in das väterliche Büro ein, das seit 2010 unter schreiberplan firmiert. Sie berichtete, wie sich die Verantwortung als zunächst Angestellte zur Verantwortung für Angestellte wandelte. Manche Mitarbeiter taten sich schwer mit dieser Umstellung, andere unterstützten sie kräftig. Da sie schnell erkannte, dass ihr die Fußstapfen des erfahrenen Vaters Prof. Wolfgang Schreiber zu groß sind, konzentrierte sie sich auf das, was ihren Talenten und Fähigkeiten entsprach. Statt auf Erfahrung und Bauchgefühl verlässt sie sich, beraten von Andreas Preißing*, lieber auf Zahlen und hat dafür auch Handlungsfelder definiert mit den Fragen, was wann wie und von wem verantwortlich zu bearbeiten ist. Die Architektin und Stadtplanerin weiß, dass sie manche langjährige Auftraggeber verlieren, doch dafür auch neue für die zusätzlich erschlossenen Tätigkeitsfelder gewinnen wird - denn Stadtentwicklung wird es immer geben.

Rege Diskussion im World Café

Stolpersteine und Erfolgsfaktoren

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde diskutierten die Teilnehmer im Anschluss an ihren Tischen im World Café – einer Methode, Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen – welche Tipps sie für einen erfolgreichen Bürowandel haben und wo sie die größten Stolpersteine sehen. Die auf farbige Karten geschriebenen Aspekte wurden am Ende der Veranstaltung analysiert. Demnach hatten die Teilnehmer als Stolpersteine für eine Büronachfolge ausgemacht, dass Büroinhaber nicht loslassen können, die Übernahme nur schwer zu finanzieren sei und es Schwierigkeiten bereite, überhaupt den richtigen Nachfolger zu finden. Die Erfolgsfaktoren hingegen seien ein frühzeitiger Start für die Nachfolgeregelung und eine professionelle Beratung. Darüber hinaus sei es wichtig, sich offen, flexibel und anpassungsfähig zu zeigen und bereit zu sein, Wissen, Vertrauen und Verantwortung weiterzugeben. Der Nachfolger müsse sein eigenes Profil finden, eigene Netzwerke flechten und neue Geschäftsfelder sowie klare Ziele definieren.

Erste Erfahrung mit einer systemischen Aufstellung

Parallel zu den Best-Practice-Vorträgen nutzte die andere Hälfte der Teilnehmer die Gelegenheit, das Prinzip systemischer Aufstellungen kennenzulernen, vorgestellt von Ann- Kathrin Kühr, einer gelernten Biologin, die seit zehn Jahren zwei Beratungs- und Coachingunternehmen betreibt. Sie zeigte auf, wo also die auch von Rechtsanwalt Reinert angesprochenen zahllosen wechselseitigen Abhängigkeiten in einer Organisation zum Tragen kommen. Im Gegensatz zur bekannten Familienaufstellung nach Hellinger, die mit eher starren Zielvorstellungen arbeitet, dient die Organisationsaufstellung als Abbild der Wirklichkeit lediglich dazu, eben diese wechselseitigen Abhängigkeiten, Zusammenhänge und unbewussten Empfindungen zu verdeutlichen und mögliche Lösungswege aufzuzeigen. Das Verdeutlichen dieser diffusen Sachverhalte in einer klaren Raum-Bild-Sprache (etwas geht mir nahe, steht mir im Wege, bedrückt mich etc.) dürfte besonders unserem Beruf naheliegen. Kühr ging mittels des "Eisberg-Modells" noch weiter auf die Dimension des Unbewussten bei Konflikten ein: "Es kracht unter der sichtbaren Wasserlinie." Dem sichtbaren Achtel der Eisbergspitze aus rationalen Themen (was?) entsprechen unsichtbare sieben Achtel aus Emotionen, Klima und Beziehungen (wie?). Als Prämisse zu den Aufstellungen erläuterte sie einige Prinzipien, die in jedem System beachtenswert sind, gleich ob Familie oder Büro. Dazu gehören:

anerkennen, was ist
Recht auf Zugehörigkeit
Ausgleich von Geben und Nehmen
Vorrang von Alter und Kompetenz
Hierarchie
man kann den anderen nicht ändern

In der folgenden ersten Aufstellung wurde ein Fallbeispiel aus dem Teilnehmerkreis gewählt. Ein zu 80 Prozent beteiligter Büroeigner hat einen "Zahlen-Daten-Fakten"-Typ als 20-Prozent- Partner. Er möchte sich weiter entlasten und ist sich nicht sicher, in welcher Konstellation das Büro am besten abzurunden wäre. Gilt es die beiden Partner besser zueinander "aufzustellen" oder ist eine Ergänzung des Teams sinnvoll? Soll es dann ein Visionär sein oder eher jemand, der Stärken in der Mitarbeiterführung besitzt? Oder doch lieber einen Troubleshooter oder einen akquisitionsstarken neuen Partner? Wie soll sich diese dritte Person ins Team einfügen? Wo ist der geeignete Platz? Stellvertreter aus dem Publikum für die möglichen neuen Partner wurden von dem 80-Prozent-Partner im Raum positioniert und das gesamte System nach den Wahrnehmungen befragt. Es ging darum, die beste Ergänzung für die beiden vorhandenen Partner und den besten Platz für die neue Person zu finden. Nach und nach kristallisierte sich eine allseits als optimal empfundene Konstellation heraus, in der schließlich auch die Stellung des 80-Prozent-Partners und seines bisherigen Kompagnons eine andere, bessere und konstruktivere geworden war. In einem zweiten Durchgang wurde die Situation eines Büros aufgestellt, in der zwei starke Persönlichkeiten (Chefin und Sekretärin) sich letztlich zwischen Freundschaft (Nähe) und Professionalität entscheiden müssen, zwischen Kündigung und modifizierter Fortsetzung der Zusammenarbeit. In diesem Fall ergaben sich unter kräftiger Publikumsmitwirkung eine Verdeutlichung der vorher bereits geahnten Zusammenhänge und eine daraus folgende eindeutige Lösung.

Im Verlauf der Aufstellungen kam aus dem Publikum der Vorwurf, dass es sich hierbei doch nur um "Schauspielerei" handle. Die Rückfrage an die Teilnehmer, die als Stellvertreter in den Aufstellungen aktiv beteiligt waren, ob sie sich als Schauspieler erlebt hatten, zeigte allerdings sehr eindeutig, dass die Beteiligten konkrete räumliche Beziehungs-Empfindungen erlebt haben. Kühr erläuterte nochmals das Prinzip einer Aufstellung als Bild der Wirklichkeit, die Auskunft über die verborgenen Aspekte der wirkenden Dynamiken geben können. Die dadurch gewonnenen Informationen helfen, besonders für die schwer zu greifenden Aspekte gute Lösungen zu finden.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer nach Veranstaltungsende waren vielfältig: Für einige war Plan B_8 der notwendige Impuls, sich nun ernsthaft Gedanken über die eigene Büroübergabe zu machen, für manche war die systemische Organisationsaufstellung hilfreich, für andere zu abstrakt und sehr viele zeigten sich begeistert über die Best-Practice-Beispiele. Damit war das Ziel der achten Auflage von Plan B erreicht. Für all diejenigen, die am 4. November nicht ins Haus der Architekten nach Stuttgart kommen konnten, bietet das IFBau am 11. Februar ein Seminar zur Nachfolgeregelung und Unternehmensbewertung und am 4. April zu systemischen Organisationsaufstellungen an.

* Büroberater der Architektenkammer Baden-Württemberg