Die Aufbewahrungsfristen für Architekten nach der neuen DSGVO

Von Bettina Backes, Rechtsanwältin und Fachanwältin für IT Recht bei Haver & Mailänder Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, Stuttgart

Das Inkrafttreten der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) hat auch bei Architekten Unsicherheit ausgelöst. Wie lange dürfen Planungsunterlagen, Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen und Adressen aufbewahrt oder gespeichert werden? Wann müssen Daten gelöscht und Unterlagen vernichtet werden?

Geltung der DSGVO

Die DSGVO schützt natürliche Personen im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Hierunter fallen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, die gesamte Korrespondenz mit einer Person, Telefonnotizen, Pläne von Bauwerken im Eigentum einer Person. Es ist kaum ein Vorgang im Tätigkeitsbereich eines Architekten vorstellbar, bei dem nicht personenbezogene Daten verarbeitet werden. Betroffene können Handwerker, Bauherren, Mieter, Lieferanten und Beschäftigte dieser Unternehmen sein. Wichtig zu wissen: unter die DSGVO fallen nicht nur elektronisch verarbeitete Daten, sondern auch Papierakten, sofern sie strukturiert nach bestimmten Prinzipien geordnet sind.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach der DSGVO nur rechtmäßig, wenn eine der Bedingungen erfüllt ist, die in Art. 6 DSGVO genannt sind. Entweder muss die Einwilligung des Betroffenen vorliegen oder die Verarbeitung muss der Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen, der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder dem Schutz lebenswichtiger Interessen dienen oder zur Wahrnehmung eines öffentlichen oder – in der Praxis besonders wichtig – eines berechtigten Interesses erfolgen.

Des Weiteren verlangt die DSGVO, dass wesentliche Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden. Ist dies nicht der Fall, so kann eine Datenverarbeitung allein deswegen rechtswidrig sein. Zu diesen Grundsätzen gehören die Datenminimierung und die Speicherbegrenzung. Hieraus folgt die Verpflichtung zur frühestmöglichen Löschung und Vernichtung von Daten. Löschfristen sind im Verarbeitungsverzeichnis zu vermerken, welches nahezu jedes Architekturbüro führen muss.

Im Falle rechtswidriger Datenverarbeitung drohen neben sonstigen Maßnahmen der Aufsichtsbehörden Geldbußen in empfindlicher Höhe.

Aufbewahrungspflichten und Löschkonzept

Was heißt dies konkret? Jeder Architekt muss ein Löschkonzept erarbeiten und dokumentieren. Architekten unterliegen einem Geflecht von Aufbewahrungspflichten bzw. -erfordernissen. Diese dienen als Grundlage für das Löschkonzept.

Zunächst gelten die Aufbewahrungspflichten gegenüber den Finanzämtern gemäß § 147 AO bzw. § 257 HGB. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie zu ihrem Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen und Buchungsbelege sind zehn Jahre, Handels- und Geschäftskorrespondenz sechs Jahre aufzubewahren. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung, so dass die Aufbewahrung innerhalb dieser Fristen datenschutzrechtlich zulässig ist.

Des Weiteren ist die Aufbewahrung stets im Rahmen der einschlägigen Verjährungsfristen erlaubt, denn dies entspricht dem berechtigten Interesse des Architekten, Ansprüche ordnungsgemäß zu erfüllen bzw. sich gegen Ansprüche zur Wehr zu setzen.

Es ist davon auszugehen, dass es argumentativ vertretbar ist, alle Unterlagen zum Nachweis der vertragsgemäßen Leistung in der Regel ca. zehn Jahre und ca. drei Monate (unter Einbeziehung einer ausreichenden Frist für die Zustellung einer etwaigen Klage) ab der Abnahme aufzubewahren. Zwar beträgt die Verjährungsfrist für die Mängelhaftung fünf Jahre ab Abnahme. Da die Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Nebenpflichten in drei Jahren ab Kenntnis bzw. grob fahrlässiger Unkenntnis, spätestens jedoch – ebenso wie Ansprüche auf Herausgabe der Planungsergebnisse des Architekten – nach zehn Jahren verjähren, dürfte die längere Aufbewahrungsfrist angemessen sein. Stets sind die Fristen jedoch individuell zu prüfen.

Mitunter rechtfertigen sich für einzelne Dokumente noch längere Aufbewahrungsfristen. Alle Unterlagen im Eigentum des Bauherrn, die der Architekt zur Ausführung des Auftrags erhalten hat, sind innerhalb der Verjährungsfrist von 30 Jahren an diesen herauszugeben. Schließlich kann der Architekt sich in Bezug auf Pläne, Zeichnungen, Abbildungen und Veröffentlichungen auf ein noch längeres Recht zur Aufbewahrung stützen, um seine Ansprüche als Urheber abzusichern. Urheberrechtlich geschützte Werke sind bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers geschützt, so dass diese Unterlagen auch von den Erben entsprechend lange aufbewahrt werden dürfen.

Selbst nach Ablauf dieser Verjährungsfristen kann bei Bauwerken von besonderer Bedeutung eine noch längere Aufbewahrung im öffentlichen Interesse gerechtfertigt sein, wenn die Unterlagen für historische, Forschungs- oder Archivzwecke wichtig sind.

Alle Fristen sind strikt einzuhalten. Stets empfiehlt es sich, eine sogenannte Einschränkung der Datenverarbeitung vorzunehmen, wenn die Daten für das operative Geschäft nicht mehr benötigt werden, indem sie in ein Archiv mit eingeschränkter Zugangberechtigung verschoben oder dort eingelagert werden.

Kontaktdaten

Adressdateien mit Kontaktadressen sind in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.Spätestens nach drei Jahren ohne jeglichen Kontakt sind diese zu löschen, es sei denn es liegt eine Einwilligung des Betroffenen zur weiteren Nutzung vor.

Fazit

Das neue Datenschutzrecht gestattet die von den bisherigen Vorgaben kaum abweichende Aufbewahrung. Allerdings sind die Aufbewahrungsfristen differenziert zu dokumentieren und strikt einzuhalten. Spätestens jetzt besteht Anlass für eine gründliche Bestandsaufnahme. Der Impuls zum Aufräumen wird von vielen Architekturbüros neben dem unerwünschten administrativen Aufwand als positiver Nebeneffekt empfunden.