Teil 3: Basiswissen Wirtschaftlichkeit

Der Umgang mit Zahlen im täglichen Leben ist seit jeher eine Notwendigkeit. Wer Geld ausgibt, muss Geld einnehmen. Wie viel man ausgibt hängt davon ab, wie viel man in seinem Portemonnaie hat oder zumindest glaubt spekulativ zu haben. Das ist der springende Punkt.

Weiß ich es oder ahne ich es? Habe ich beim Ausgeben ein gutes Gefühl oder stellt sich eher ein Unwohlsein ein. Selbst diese Gefühlssache muss sich nicht unbedingt mit dem tatsächlichen Kontostand decken. Manch gutes Gefühl zog schon häufig ein "Oh" nach sich – manch schlechtes Gefühl war aber auch unbegründet.

Wieso helfen wir uns nicht selbst und klären die Situation? Derjenige der weiß, wie hoch seine Kosten sind, kann reagieren. Ob das nun in der Sparsamkeit mündet, erforderliche Akquiseaktivitäten auslöst, Verhandlungsstabilität verleiht oder ein besseres Controlling nach sich zieht, sei zunächst einmal jedem selbst vorbehalten. Das Bewusstsein zu wecken für seine Möglichkeiten, die Relation von Einnahmen und Ausgaben zu erkennen, schafft aber in jeden Fall Transparenz. Anscheinend ist dies bei Vielen noch nicht angekommen, wenn man immer wieder hören muss, dass die Ertragssituation in vielen Architekturbüros unbefriedigend ist oder dass mancher Architekt, wie kürzlich zu lesen, weniger verdient als ein Hausmeister. Ein schlechter Markt, ein nicht zahlender Auftraggeber, zu wenig Honorar darf nicht zur Resignation führen. Wer Geld ausgibt muss wissen, wie viel er ausgeben kann. Also muss man auch wissen, wie hoch die Kosten sind und wo diese entstehen. Mehr denn je ist es unumgänglich geworden dies zu wissen.

Fangen wir bei den privaten Ausgaben an. Wissen Sie, wie viel Sie für fixe Kosten ausgeben müssen wie bspw. für Wohnen, die Stromrechnung, für Versicherungen etc., und wissen Sie wie viel Sie für variable Kosten noch ausgeben können so bspw. für Hobbies, Urlaub, Ausgehen? Wer bei den Variablen sparen muss, weil die Fixen keinen Spielraum lassen, reduziert bereits seinen Lebensstandard – und das kann wehtun – oder wollen Sie gar nur für Ihre unumgänglichen Rechnungen und das Finanzamt arbeiten?

Gehen wir zu den geschäftlichen Ausgaben. Wissen Sie, wie viel Sie verdienen müssen, um alle effektiven Kosten auffangen zu können? Wie viel müssen Sie mehr verdienen, um kalkulatorische Kosten, Wagnis- und Gewinnzuschläge und letztendlich ihr Inhabergehalt mit zu verdienen? Was ist mit den Abschreibungen? Wer diese im Umsatz nicht berücksichtigt kann diese in absehbarer Zeit auch nicht wieder neu anschaffen.

Erst wenn all diese Kosten bekannt sind, kann daraus der notwendige Umsatz abgeleitet werden und der hieraus erforderliche Gewinn. Zum einen den Mindestgewinn, den Sie zur Absicherung Ihres Überlebens benötigen und zum anderen das Gewinnziel, welches alle darüber hinausgehenden kalkulatorischen Kosten mit abdeckt und eine sichere Büroperspektive bietet.

Welchen Stundensatz setzen Sie nun an? Den, den man üblicherweise gerade so zugestehen möchte? Muss es nicht eher der sein, der sich aus Ihren genannten Umsatz und Gewinnanforderungen ergibt?! Wie wollen Sie denn feststellen, wie viel Zeit Sie für eine wirtschaftliche Abwicklung Ihrer Beauftragungen brauchen dürfen, wenn Sie Ihren persönlichen Stundensatz hier nicht kennen. Die Kosten müssen sich gerade in diesem Stundensatz widerspiegeln! In Ihrem Stundensatz und in dem Ihrer Mitarbeiter. Eine Stunde Leistung bedeutet eine Stunde Kosten – Ihre Kosten. Oder kaschieren Sie gar Ihre monetäre Vergütung mit einer extremen Jahresstundenleistung, die Sie auch noch mit Ihrer verbleibenden privaten Freizeit quittieren. Wo bleibt die Relation?

Ohne genaue Kenntnisse wird wieder aus dem Bauch heraus kalkuliert und man verlässt sich auf sein Gefühl, welches bedenklichen Schwankungen unterliegen kann - gar auf Irrtümern aufbaut? Ist das nicht fahrlässig? Machen Sie einen Befreiungsschlag und beschäftigen Sie sich mit Zahlen – mit Ihren Zahlen!

Zur Hochrechnung der ersten Wirtschaftlichkeitsdaten Ihres Büros wird in Kürze auf der Internetseite der Architektenkammer Baden-Württemberg eine Eingabemaske im Excel-Format zur Verfügung gestellt werden.

Durch die Eingabe weniger Eckdaten kann der kalkulatorische Soll-Jahresumsatz Ihres Büros und der voraussichtliche Gewinn nach Steuern hochgerechnet werden. Hierzu sind Angaben zum Inhabergehalt, Personalkosten und zu freien Mitarbeitern erforderlich. Über einen Büroausgabenfaktor, den Sie zunächst an der Güte Ihrer Büroausstattung ableiten, bestimmen Sie Ihren voraussichtlichen Soll-Jahresumsatz. Dieser beinhaltet dann den Anteil der Unternehmer- und Personalkosten und die sog. Verwaltungs- und Vertriebskosten. In einer weiteren Feinjustierung können dann Abschreibungen, kalkulatorische Kosten und Bürokosten angepasst werden sowie die fixen und variablen Kosten festgestellt werden.

Diese Eingabemaske kann eine differenzierte Datenerfassung nicht ersetzen, soll aber mit wenigen Ausgangsdaten eine erste Hochrechnung der o.g. Daten liefern.

November 2008
Dipl.-Ing. (FH) Dipl.-Wirtsch.-Ing. Hansjörg Selinger
Planungs- und Wirtschaftsingenieurbüro, Rottweil

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