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Ein Beitrag der Projektgruppe Honorarkalkulation und Bürokosten
Mit der 6. Novelle der HOAI wurden die Rahmenbedingungen für Honorarvereinbarungen deutlich verändert. Die Neuerungen führen einerseits zu Einschränkungen, ermöglichen aber auch Vereinbarungen, welche zu einer Steigerung des Honorars und damit des Büroertrages führen.
Schließen Sie frühzeitig einen schriftlichen Honorarvertrag. Nutzen Sie die Objektlisten bzw. das Punktesystem der HOAI um eine angemessene Honorarzone festzulegen. Messen Sie auch der Nebenkostenvergütung entsprechende Bedeutung bei. Jeder zusätzliche Euro ist hier gewinnwirksam, da die Aufwendungen in jedem Fall anfallen und sonst Ihr Honorar schmälern.
Die Besonderen Leistungen sind in den Anhang der HOAI ausgelagert worden und unterliegen der Vertragsfreiheit. Zeigen Sie dem Bauherrn auf, welche weiteren Leistungen einen zusätzlichen Vorteil und Mehrwert für sein Projekt haben werden. Schaffen Sie damit die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen um eine optimale Leistung bieten zu können. Aus Beweisgründen wird empfohlen eine schriftliche Vereinbarung zu treffen.
Die Preisbindung für Stundensätze ist entfallen. Durch die Einführung einer Bürokalkulation sollten Sie aber sicherstellen, dass Sie Ihre Selbstkosten kennen und angemessene Stundensätze vereinbaren. Im Einzelfall kann es hilfreich sein, dem Auftraggeber die Kalkulationsgrundlagen bekannt zu geben, um geeignete Konditionen durchzusetzen.
Die Kostenberechnung ist nun als Grundlage für das Architektenhonorar in allen Leistungsphasen festgeschrieben worden. Der Honorarvertrag sollte beinhalten, dass bei Änderungen der Anforderungen oder der Ausführung die Honorargrundlage fortgeschrieben wird. Zudem sollte aufgeführt sein, wie die Abnahme der einzelnen Leistungsphasen erfolgt und dass nachträgliche Änderungen gegen gesonderte Vergütung erfolgen.
Änderungen sind in einem Projekt fast die Regel. Reagieren Sie nicht mit Ablehnung. Legen Sie mit der Kostenberechnung eine detaillierte Baubeschreibung und genaue Beschreibung Ihrer Architektenleistung als Anlage zum Vertrag bei. Nun können Sie motiviert auf weitere Wünsche des Auftraggebers eingehen. Zeigen Sie sich leistungsbereit und unterstützen Sie sein Anliegen. Unterbreiten Sie ihm gleichzeitig ein Angebot, mit welchem zusätzlichen Honorar Sie seine Vorstellungen umsetzen können.
Mit einer qualifizierten Dokumentation des Planungs- und Bauverlaufes und der kontinuierlichen Fortschreibung der Kostenberechnung sichern Sie Ihre Honoraransprüche. Der Einsatz eines Baukostencontrollings, in welchem alle Änderungen des Ursprungsbudgets dokumentiert und begründet werden, ist zu empfehlen. Soweit solche Änderungen auch zu einer Fortschreibung des Honoraranspruches führen, sollte dies dem Bauherrn umgehend angezeigt werden. So reduziert sich Ihr Honorarrisiko auf Kalkulationsmängel oder Preisänderungen.
Auch im internen Büroablauf gibt es Ansatzpunkte die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. So hilft eine Kalkulation der zu erwartenden Projektaufwendungen zum Beispiel frühzeitig Projektrisiken zu erkennen. Gleichzeitig ist damit eine "Arbeitsvorbereitung" verbunden, welche Ihre Mitarbeiter unterstützt, effizient an die Aufgabenstellung heranzugehen. Mit der Einführung einer lückenlosen Zeit- und Leistungserfassung kann nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Projekte überwacht werden, es stehen auch alle Daten für die Dokumentation Ihrer Nachweisleistungen zur Verfügung!
Eine nicht zu unterschätzende Auswirkung hat auch die rechtzeitige Forderung von Abschlägen und Rechnungsstellung. Drei kleinere Zahlungen in kürzeren Abständen werden vom Auftraggeber in der Regel schneller angewiesen als ein großer Rechnungsbetrag. In der Praxis konnten Büros durch Vermeidung von Finanzierungskosten ihr Ergebnis bis zu 4,5 Prozent verbessern.
Fazit: Die 6. Novelle der HOAI unterstützt den Architekten als mündigen Vertrags- und Geschäftspartner. Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten.