Für die wirtschaftliche Führung eines Büros ist die Kalkulation von Projekten ein entscheidendes Werkzeug. Axel Walk im fünften Teil der Artikelserie der Projektgruppe 'Honorarkalkulation/Bürokostenplanung'
Die Kalkulation von Projekten bietet folgende Möglichkeiten:
vor der Projektbearbeitung Ziele über deren Aufwand zu definieren
während des Projektverlaufs diese mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen
nach Projektabschluss Rückschlüsse für zukünftige Bearbeitungen zu ziehen.
Dadurch werden die für die Beurteilung von Projekten notwendigen Zahlen zur Verfügung gestellt, die deren wirtschaftliche Steuerung erst ermöglichen. Dieser grundsätzliche Zusammenhang besteht in allen Büros unabhängig von deren Größe. Die Einführung und Pflege einer Projektkalkulation ist daher in kleineren und größeren Büros sinnvoll, wenngleich Unterschiede in Methodik und Komplexität bestehen können.
Die aus einer Kalkulation gewonnen Erkenntnisse führen für sich genommen nicht unbedingt zu mehr wirtschaftlichem Erfolg. Entscheidend hierfür ist vielmehr die Effektivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es ist wichtig, diese für eine entsprechende Arbeitsweise zu sensibilisieren und das Bewusstsein über Kostenstrukturen zu schärfen. Zeitvorgaben sind Zieldefinitionen, die gemeinsam mit der Büroführung verfolgt werden müssen. Eine Projektkalkulation führt daher zu einer Auseinandersetzung mit einer effizienten Büroorganisation und lebt von einer aktiven Kommunikation aller Beteiligten.
Der Umgang mit Zeit und damit mit Geld ist nicht einfach. Im Büroalltag stellt sich die Frage, wo und wie zeitökonomisch gearbeitet werden kann. Geht man vom Aufgabenfeld des Architekten in den verschiedenen Leistungsphasen aus, ist dieses durch eine Vielzahl von Routinen, d.h. ähnlichen Arbeitsabläufen geprägt. Diese bieten durch ihre Wiederholung die beste Möglichkeit, durch entsprechende Organisation Zeit zu sparen. Auch deshalb, um sich für konzeptionelle Fragen, die mehr Zeit benötigen, Freiräume zu schaffen. Aufschlussreich über die eigene Arbeitsweise ist auch die Reflektion darüber, ob man den richtigen Zeitpunkt einer Tätigkeit findet und einhält. Ist dies nicht der Fall, führt dies gerne zu der Situation, dass Arbeiten mehrfach und umständlich getan werden müssen.
Mit der Einführung einer Projekt- und Bürokalkulation stößt man viele Fragen auf. Wer sich diese aber nicht stellt läuft Gefahr, dass sich seine finanziellen und zeitlichen Handlungsräume verengen. In diese Situation sollte niemand gelangen, sie kann nicht unser Ziel sein.
Januar 2009 Dipl.-Ing. (Univ) Axel Walk Freier Architekt BDA, Reutlingen
