E-Rechnungen

Der neu gefasste § 14 Abs. 1 UStG unterscheidet künftig zwei Arten von Rechnungen, die „elektronische Rechnung“ und die „sonstige Rechnung“. Satz 3 definiert dabei die Elektronische Rechnung als „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Datensatz) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung (nach EU-Richtlinie 2014/55) ermöglicht“. Die Übersendung eines PDF-Dokuments per E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen dann nicht mehr. Rechnungen als PDF-Dokument oder in Papierform sind dann als sog. „sonstige Rechnungen“ im Sinne des Gesetzes zu verstehen. Die Verwendung dieses Datenformats gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Langfristig werden Architektur- und Planungsbüros eine Software benötigen, die das Erstellen, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen ermöglicht und dabei die ordnungsgemäße Einhaltung der einschlägigen Normen gewährleistet (CEN-Norm EN 16931), denn spätestens ab 2028 wird auch das Verwenden von elektronischen Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht werden. Hierhingehend gelten die folgenden gestaffelte Übergangsfristen:

• bis 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen und PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt
• bis 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € netto noch Papierrechnungen und PDFs verwenden

Hintergrund ist, dass die EU-Kommission plant, 2028 ein neues elektronisches Meldesystem einzuführen, das u.a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Als vorbereitender Schritt wird bereits jetzt das UStG angepasst und die elektronische Rechnungsstellung eingeführt.

Aktuell bieten Anbieter wie DATEV, Sage oder Lexware solche Programme an. Im öffentlichen Auftragswesen kommen bereits die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus XML-Datei und PDF-Dokument) zum Einsatz. Es können aber auch andere Formate die Voraussetzungen der europäischen Richtlinie erfüllen. Bei der E-Rechnungsstellung an die unmittelbare Bundesverwaltung (z.B. Ministerien und Bundesoberbehörden) kann bereits jetzt die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) verwendet werden.

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