E-Rechnungspflicht für Architekturbüros

Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht - inländische Unternehmen müssen dann für B2B-Umsätze in Deutschland verpflichtend E-Rechnungen ausstellen, übermitteln, empfangen, verarbeiten und archivieren. Bis Ende 2027 gilt eine Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € netto, diese dürfen noch vorübergehend Papierrechnungen und PDFs verwenden. Seit 01.01.2025 besteht bereits eine Empfangspflicht für E-Rechnungen.

Was ist eine „E-Rechnung“?
Der neu gefasste § 14 Abs. 1 UStG unterscheidet zwischen der elektronischen Rechnung und der sonstigen Rechnung. Satz 3 definiert dabei die elektronische Rechnung als „Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Datensatz) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung (nach EU-Richtlinie 2014/55) ermöglicht“. Die Verwendung des elektronischen Datenformats gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Die Übersendung eines PDF-Dokuments per E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Rechnungen als PDF-Dokument oder in Papierform sind nunmehr als sog. sonstige Rechnungen im Sinne des Gesetzes zu verstehen.

Anwendungsbereich
Die E-Rechnungspflicht betrifft primär Umsätze zwischen zwei oder mehreren Unternehmen (B2B). 

Rechnungen an Privatpersonen sind hiervon dauerhaft ausgenommen (B2C), an sie können weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden. 

Ausgenommen sind weiterhin Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto), sowie die Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz von max. 25.000 € und laufender Jahresumsatz von voraussichtlich max. 100.000 €) noch bis Ende 2027.

Pflichten und Übergangsfristen
Für die Einführung der E-Rechnungspflicht gelten die folgenden gestaffelte Übergangsfristen:

• seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und rechtssicher archivieren können
• bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen und PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt
• bis 31.12.2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € netto noch sonstige Rechnungen ausstellen (Papierrechnungen oder PDFs),
• ab 01.01.2028 müssen alle inländischen Unternehmen für B2B-Umsätze in Deutschland E-Rechnungen ausstellen.

Aufbewahrungspflicht
Die seit 01.01.2025 bestehende Empfangs- und Aufbewahrungspflicht weist hinsichtlich des Formats der Rechnung die Besonderheit auf, dass der strukturierte, auf einer XML-Datei basierte Teil der Rechnung so aufzubewahren ist, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Es genügt nicht, nur einen Ausdruck oder eine PDF-Ansicht abzulegen.
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung 8 Jahre aufzubewahren hat. 

Rechtlicher Hintergrund
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. Doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler sollen vermieden werden, bspw. müssen zukünftig die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden. Für die Rechnungsaussteller und -empfänger sollen sich nach dem Bundesministerium für Finanzen Einsparpotentiale ergeben, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

Hintergrund der elektronischen Rechnungsstellung ist, dass die EU-Kommission plant, 2028 ein neues elektronisches Meldesystem einzuführen, das zeitnahe und transaktionsbezogene elektronische Meldungen von bestimmten Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung gewährleisten und die bisherigen zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Als vorbereitender Schritt wurde durch das Wachstumschancengesetz das Umsatzsteuergesetz angepasst und die elektronische Rechnungsstellung eingeführt.

Was droht bei Verstößen?
Das Ignorieren der E-Rechnungspflicht kann als Ordnungswidrigkeit eine Geldbuße von bis zu 5.000 € nach sich ziehen. Die eigentliche Gefahr für die Liquidität und den Gewinn von Unternehmen liegt jedoch im Verlust des Vorsteuerabzugs im Falle der Nichtbeachtung von Formvorschriften bei der Rechnungsstellung.

Anbieter
Architekturbüros benötigen eine E-Rechnungssoftware, die das Erstellen, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen ermöglicht und dabei die ordnungsgemäße Einhaltung der einschlägigen Normen gewährleistet (CEN-Norm EN 16931). Der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e. V. (BVBS) pflegt bspw. eine aktuelle Übersicht mit gängigen E-Rechnungssoftwaretools (www.bvbs.de/erechnung).

Wie funktioniert die Rechnungsprüfung durch den Architekten bei E-Rechnungen?
Eine Rechnungsprüfung durch den Architekten ermöglichen die meisten E-Rechnungssysteme bislang noch nicht. Sollen einzelne Rechnungspositionen auf Basis von Aufmaßen detailliert geprüft werden, muss dies derzeit noch über XML-Anhänge als rechnungsbegründende Unterlagen erfolgen. Das gilt auch für andere, für die Rechnungsprüfung relevante Informationen, wie Leistungsverzeichnisse, Lieferscheine, Rapportzettel, Fotos, Skizzen, Pläne etc. 

Eine Berichtigung der Rechnung kann nur durch den Aussteller erfolgen und muss innerhalb des E-Rechnungssystems erfolgen. Alternativ ist es zulässig, die Berichtigung von (einzelnen) Positionen in einer folgenden E-Rechnung vorzunehmen, solange sich das Berichtigungsdokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht.

Im Rahmen der Endrechnung können bisher vereinnahmte Abschlagsrechnungen berücksichtigt werden.