Teil 6: Bürokalkulation im größeren Büro: AKBW Architektenkammer Baden-Württemberg

Umsetzung und Stellenwert der Bürokalkulation in größeren Büros

Mit steigendem Honorarvolumen - sprich Bauvolumen - steigt auch der Gewinn. So lautet die generelle Annahme vieler Büroeigentümer. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Täuschung.

Reinhardt Grossmann im sechsten und letzten Teil der Artikelserie der Projektgruppe 'Honorarkalkulation/Bürokostenplanung'

Denn - laut dem Branchendienst der Sparkassen-Finanzgruppe sinkt die Umsatzrentabilität bei den großen Architekturbüros. Im Jahr 2007 bei Büros mit einem Umsatz von 2,5 bis 5,0 Millionen Euro Umsatz beispielsweise auf ca. 6 Prozent (ca. 15 % bei Büros 0,25 Mio. Euro bis 0,5 Mio. Euro). Das Risiko, ein solches Büro nicht finanziell erfolgreich zu führen, steigt also.

Einer solchen Entwicklung kann man jedoch mit einfachen Mitteln vorbeugen. Eine sorgfältige Bürokalkulation mit monatsaktuellen Reporten und Vorhersagen hilft. Dabei gibt es drei zentrale Betrachtungsebenen: die Liquiditätsebene, die Bilanzierungsebene sowie die Projekt- und Teamebene.

Eine wochengenaue Planung der Ausgaben und der Honorareinnahmen sichert die monatlichen Gehaltszahlungen der Mitarbeiter sowie die Steuerzahlungen und sonstige Ausgaben. Bei Verzögerungen von Abschlagszahlungen, die bei diesen Bürogrößen durchaus 300.00 Euro bis 500.000 Euro betragen können, sind kurzfristige Engpässe auf der Liquiditätsebene möglich. Ein entsprechendes Controlling auf der Basis der Bürokalkulationen hilft diese Engpässe zu vermeiden.

Auf der Bilanzierungsebene ist ein gutes Ergebnis für ein großes Büro existentiell. Die Bonität und günstige Avalkredite für Bürgschaften (Leistungsphase 9) sind dabei von der Bilanz abhängig. Auch werden zunehmend in Bewerbungsverfahren (VOF) kaufmännische Kenndaten zur Beurteilung abgefragt. Die Steuerung der Finanzen auf der Basis der Bürokalkulation ist somit ein wichtiger Baustein zum Gesamterfolg und nicht zuletzt auch für den nächsten Auftrag.

Besonders wichtig ist die sorgfältige Bürokalkulation auf der Team- und Projektebene. Erfolg und Misserfolg des Projektergebnisses hängen hiervon maßgeblich ab. Transparenz der Projektkalkulation ist für das Projektteam und deren Leitung existentiell. Ohne Kenntnis von Kalkulation und Vertragstext kann kein Teamleiter erfolgreich wirtschaften. Gratifikationen auf Teamebene und Beteiligung der leitenden Mitarbeiter am Unternehmen sichern den wirtschaftlichen Erfolg des Architekturunternehmens und gleichzeitig hohe Qualität der Architektur. Gerade bei größeren Büros gilt: Der Büroerfolg ist die Summe der Einzelerfolge aller Mitarbeiter. Auch aus diesem Grund ist es wichtig alle Mitarbeiter zeitnah mit den wirtschaftlichen Daten des Architekturbüros laufend zu informieren.

Bei der Bearbeitung von großen Projekten, deren Honorar frei verhandelt wird, ist es wichtig die Kostenstruktur des Büros zu kennen und ständig zu aktualisieren. Sind in einem großen Büro die Fixkosten relativ konstant, so können durch Verlängerung der Bauzeit, fehlende Anschlussaufträge bei großen Teams (10 – 15 Mitarbeiter) oder Verschiebungen bereits sicher geplanter Aufträge sehr schnell variable Kosten entstehen, die das Architekturbüro in Liquiditätsengpässe bzw. Insolvenzgefahr bringen. So liegen die Voll-Kosten eines Teams häufig in einer Größenordnung von einer sechsstelligen Monatsrate (10.000 € – 12.000 € Vollkosten/Mitarbeiter x 10 – 15 Mitarbeiter = 100.000 € – 180.000 €). Der monatliche Abgleich zwischen Soll und Ist sichert daher den Projekterfolg und die Liquidität.

Das Fazit: Für ein großes Architektur- oder Ingenieurbüro ist eine Bürokalkulation, verbunden mit entsprechenden Controllingmaßnahmen, existentiell und sichert den mittelfristigen finanziellen Erfolg des Büros.