Digitaler Bauantrag im Virtuellen Bauamt ViBa BW

Wenn Architekturbüros für ihre Bauherren über das Virtuelle Bauamt Bauanträge einreichen und dafür bevollmächtigt sind, sind sie dazu verpflichtet, die eingehenden Bescheide entsprechend zeitnah an die jeweilige Bauherrschaft weiterzuleiten, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden und beispielsweise Gebühren auch im entsprechenden Fälligkeitsrahmen beglichen werden können. Werden die Gebühren nicht fristgerecht beglichen, muss die Bauherrschaft mit zusätzlichen Kosten, wie Mahngebühren, rechnen.

Das eigene ViBa-Postfach wurde abgeschaltet; Benachrichtigungen werden nur noch als generische Elster-Mails zugestellt– ohne Hinweis auf Projekt, Bauamt oder Aktenzeichen. Wer mehrere Verfahren parallel betreut, muss die passende Nachricht über verschiedene Behördenzugänge manuell heraussuchen. Die Umstellung erfolgte ohne Vorankündigung, sodass viele Büros von den neuen Wegen überrascht sind. Die Gefahr, wichtige Nachrichten zu verpassen, ist groß.

Die AKBW hat diesen Missstand aufgegriffen und fordert Verbesserungen vom zuständigen Ministerium.

Ab dem 15. Oktober 2024 wird im Virtuellen Bauamt im Rahmen der Bauantragsstellung die Prüfung der PDF-Anlagen auf das Format „PDF/A-1“ eingeführt. Die Einführung dieser Prüfung erfolgt schrittweise und zunächst für die Baurechtsbehörden (derzeit 85), die bereits vollumfänglich mit ViBa BW arbeiten. Die Funktion wird dann zukünftig auch den weiteren Behörden zur Verfügung gestellt.
Der für die Einreichung von Unterlagen einzuhaltende Standard hierzu lautet „PDF/A-1a“

Dieses Format ist ein spezielles Format des PDF, das für die langfristige Archivierung von Dokumenten entwickelt wurde. Es stellt sicher, dass die Datei vollständig eigenständig ist, indem Schriften eingebettet werden und keine externen Inhalte (wie Multimedia) zulässig sind. Das Format ist für Archivierungszwecke unerlässlich, es erlaubt keine dynamischen Inhalte oder externen Verweise, die veraltet oder unzugänglich werden könnten.

Soweit im Rahmen des ViBa Onlinedienste zur Verfügung stehen, ersetzten diese Onlinedienste vollständig die entsprechenden Vordrucke, die nach der LBO bzw. LBOVVO zu verwenden wären.
Dies betrifft insbesondere die Vordrucke „Anlage 3“ und „Anlage 4“ der Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau über Vordrucke im baurechtlichen Verfahren (VwV LBO-Vordrucke). Diese Vordrucke müssen bei Einreichung über ViBa BW also nicht mehr ausgefüllt werden.

Mit der LBO-Novelle 2019 war bereits die Verpflichtung zur Unterzeichnung von Bauanträgen und Bauzeichnungen entfallen, eine Unterschrift auf den Bauvorlagen und einzureichenden Unterlagen ist nicht erforderlich. Die Dokumente sind lediglich „in Textform“ entsprechend der Anforderungen an das Dateiformat einzureichen,
Auch ist keine elektronische Signatur erforderlich.

Die Bauvorlageberechtigung ist die Mitgliedschaft in der Architekenkammer Baden-Württemberg und damit die Berechtigung, die Berufsbezeichnung „Architekt“ bzw. "Architektin" führen zu dürfen.
Beim Digitalen Bauantrag im Virtuellen Bauamt ViBa bei vollständiger Implementierung genügt demnach, die entsprechenden Angaben zur Kammermitgliedschaft im Onlineformular auszufüllen – über digitale Schnittstellen kann dann das System Ihre Bauvorlageberechtigung mit der zentralen Datenbank di.BAStAI abgleichen.
Das Hochladen von Dokumenten ist als Nachweis der Bauvorlageberechtigung in diesem Fall nicht erforderlich:
keine Pflichtangabe / Sternchenmarkierung! Siehe Screenshot eines Beispielantrags mit verifizierten Angaben zum Entwurfsverfasser nur über die AKBW-Mitgliedschaft

Eintragungsbescheinigung: Eine aktuelle Eintragungsbescheinigung können Sie formlos per E-Mail eintragung@akbw.de beantragen. Bitte nennen Sie uns hierfür Ihre AL-Nummer.

Für die rechtssichere Identifizierung bei der Einreichung von Anträgen ist für Architekturbüros die Anmeldung bzw. Identifizierung über ein sogenanntes Organisationskonto erforderlich. Mit der dem Unternehmen zugehörigen Steuernummer kann dieses Unternehmenskonto als ELSTER-Konto der Finanzverwaltung erstellt werden. Dazu erforderlich ist ein ELSTER-Zertifikat, mit dem die Online-Anmeldung zur Antragsstellung erfolgt. Ein Unternehmen kann auch mehrere Organisationskonten anlegen und beliebig viele ELSTER-Zertifikate beantragen, z.B. als Zugang für mehrere Mitarbeitende im Büro.
Bitte beachten: ein Teil der Zugangsdaten wird einmalig postalisch versendet, weswegen eine ausreichende Vorlaufzeit für die erste Antragstellung mit einem Unternehmenskonto einzuplanen ist (i.d.R. mindestens 14 Tage, derzeit aufgrund hoher Nachfrage auch teils deutlich länger).

Allgemeine Informationen zum digitalen Unternehmenskonto
Direkt zum ELSTER-Unternehmenskonto

Für eine Antragstellung als Privatperson oder auch die direkte Online-Zusammenarbeit beim Antragsverfahren mit dem Architekturbüro benötigt dieser ebenfalls ein digitales Konto. Dies kann das von der Bundesregierung angebotene zentrale Konto über BundID sein (Bürgerkonto), das sie auch für andere Verwaltungsvorgänge verwenden. Bei der Bauantragstellung ist ein hohes Vertrauensniveau erforderlich, weswegen zusätzlich einen Online-Ausweis benötigt wird. Alternativ können Privatpersonen auch ihr ELSTER-Konto für die Anmeldung verwenden.

Der Antragssteller kann weitere Planungsbeteilige für die Zusammenarbeit und ggf. die Freizeihnung deren Beiträge einladen. Im System können den eingeladenen Personen unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zugewiesen werden. Die eingeladenen Personen erhalten per E-Mail eine Benachrichtignung mir der Anmelde- bzw. Zugangsinformation.

Eine Freizeichnung durch den Bauherrn ist zwingend erforderlich. Durch die sichere Identifikation über das Nutzerkonto ersetzt das Freizeichnen die Unterschrift. Alternativ kann das Architekturbüro eine Vollmacht des Bauherrn verwenden und hochladen.

Architekturbüros als Organisationen haben über das bereitgestellte Nutzerkonto ein integriertes Postfach für Mitteilungen und behördliche Bescheide. Diese Funktion ist speziell für Organisationen entwickelt worden, die wirtschaftsbezogene Verwaltungsleistungen benötigen.

An einem Bauantrag können Planverfassende, die Bauherrschaft und weitere Beteiligte gemeinsam über den Online-Dienst ViBa-BW zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, um die Unterlagen für einen Bauantrag einzureichen. Die Kommunikation zwischen der Baurechtsbehörde und den Einreichenden ist nach erfolgter digitaler Einreichung derzeit in der Regel nur in einer sogenannten 1:1-Beziehung möglich. Daher sind die Nutzenden, die den Bauantrag über ViBa-BW „einreichen“, bis zum Ende der Antragsbearbeitung die alleinigen Kommunikationspartner:innen der Behörde. Alle Nachrichten, die über die Online-Plattform ausgetauscht werden, können ausschließlich von diesen Nutzenden gelesen und beantwortet werden. Daher kann es je nach Einzelfall sinnvoll sein, dass die Entwurfsverfassenden den Antrag letztendlich nicht selbst digital einreichen, sondern der Bauherr oder die Bauherrin.

Zum einen sind seit diesem Datum die Anträge und Bauvorlagen gemäß § 53 Landesbauordnung LBO bei der Baurechtsbehörde und nicht mehr bei der Gemeinde einzureichen. Aufgabe der Baurechtsbehörde ist nun, die Gemeinde „unverzüglich“ soweit erforderlich in Kenntnis zu setzen bzw. dieser die Unterlagen bereitzustellen. Daher waren die Regelungen zum Ablauf des Verfahrens mit einer Einreichung über die Gemeinde in den § 1 Absatz 2 und § 2 Absatz 2 LBOVVO aufzuheben; die Absatznummerierung wurde angepasst.

Zum anderen ist nun der Regelfall für die Einreichung von Anträgen und Bauvorlagen „elektronisch in Textform“. Somit waren die Vorgaben im bisherigen § 3 Absatz 1 LBOVVO zur Papierform aufzuheben. Auch dieser Paragraph wurde neu durchnummeriert und im neuen Absatz 2 einerseits die Möglichkeit der Vorgabe von Dateistrukturen durch die Baurechtsbehörde gestrichen, andererseits verankert, dass die Nutzung eines bestimmten Onlinedienstes vorgeschrieben werden kann. Das ermöglicht, eine landesweit einheitliche Lösung für das „virtuelle Bauamt“ zu etablieren, sofern alle Baurechtsbehörde das vom Land vorgesehene System eingeführt haben. § 77 Absatz 5 der geänderten Landesbauordnung sieht noch bis zum 31. Dezember 2024 eine Übergangsregelung vor, nach der alternativ zur elektronischen Antragstellung eine sonstige textliche Einreichung ermöglicht wird. § 3 Absatz 2 LBOVVO wurde daher entsprechend für diese Option ergänzt. Allerdings bleibt nun ungeregelt, in welcher Anzahl und welchem Format nun Unterlagen in Papierform einzureichen sind.

Da bisher § 16 Absatz 2 LBOVVO auch konkrete Vorgaben für Bauvorlagen für die Ausführungsgenehmigung Fliegender Bauten in Papierform vorsah, war auch dies anzupassen; hier wird nun nur noch auf § 2 Absatz 2 verwiesen.

als Merkblatt der Architektenkammer Merkblatt Nr. 630

oder bei Landesrecht-bw.de

In Baden-Württemberg war es bereits seit 1. August 2019 grundsätzlich zulässig, Bauanträge komplett digital zu stellen und die Bauvorlagen und Anträge online einzureichen. Laut Übergangsvorschrift in § 77 LBO konnte die zuständige Behörde bis zum 31. Dezember 2021 abweichend verlangen, dass elektronisch eingereichte Dokumente in Schriftform nachzureichen sind. Seit Jahresbeginn 2022 können die Baurechtsbehörden bei einem digital eingereichten Antrag nun nicht mehr verlangen, dass ein zusätzlicher Papier-Antrag ggf. mit Unterschriften eingereicht wird. Mit der LBO-Novelle 2019 war auch die Verpflichtung zur Unterzeichnung von Bauanträgen und Bauzeichnungen entfallen, eine Unterschrift auf Bauantrag, Bauvorlagen und einzureichenden Unterlagen ist nicht erforderlich. Die Dokumente sind lediglich „in Textform“ einzureichen, was mit einer einfachen, archivfähigen pdf-Datei möglich ist. Eine elektronische Signatur oder ähnliches ist nicht notwendig. Entsprechend wurden auch in der Verfahrensverordnung zur Landesbauordnung alle Regelungen zur Unterschrift gestrichen.

Die LBO-Novelle von 2019 ließ zunächst offen, in welcher Form die Bauanträge einzureichen sind: "Der Bauantrag und die Bauvorlagen sind in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs einzureichen." (§ 53 Abs. 2 LBO) Mit der zum 1. Oktober 2020 geänderten Fassung der Verfahrensverordnung zur Landesbauordnung LBOVVO (jetzt Stand 25.11.2023) wurden die Anforderungen an den digitalen Bauantrag weiter konkretisiert und die Übermittlung "in archivfähigem Portable Document Format (pdf/A)" vorgesehen. Das vorgegebene Datenformat lässt sich in aller Regel unabhängig von den unterschiedlichen verwendeten Programmen und Softwareanwendungen der Planungsbüros problemlos erzeugen, so dass die Baurechtbehörden von einem einheitlichen zu bearbeitenden Datenformat ausgehen können. Andere Dateiformate müssten mit der Behörde abgestimmt und von dieser zugelassen werden.

Zunächst waren Übertragungsweg sowie eventuell gewünschte Datenstrukturen von den Behörden festzulegen bzw. vorzugeben, wobei im einfachsten Fall die Einreichung per E-Mail als Anhang erfolgen konnte. Inzwischen regelt § 3 Absatz 3 LBOVVO:

• "Bauanträge und Bauvorlagen sind elektronisch in Textform in archivfähigem Portable Document Format (pdf/A) zu übermitteln. Die Baurechtsbehörde kann andere dauerhaft archivierbare Dateiformate, die Inhalte zuverlässig wiedergeben und keine externen Inhalte einbeziehen, zulassen sowie Übermittlungswege vorgeben; sie kann verlangen, dass Bauanträge und Bauvorlagen über einen von ihr benannten Onlinedienst einzureichen sind."

Damit kann die Baurechtsbehörde bestimmen, welches Portal für die Einreichung zu verwenden ist. Sinnvoll ist zwar außerdem, Vorschläge für Struktur und Benennung der einzureichenden Unterlagen vorzugeben - ein Zurückweisen eines Antrags aufgrund nicht eingehaltener Vorgaben ist jedoch von der derzeitigen Rechtslage nicht mehr unmittelbar gedeckt.