Pressemitteilung "Ein Jahr digitaler Bauantrag"

“Umfrage der Architektenkammer zeigt deutliche Verbesserungen – weiterer Handlungsbedarf bleibt”

Mit der Einführung des „Virtuellen Bauamts Baden-Württemberg“ (ViBa) am 1. April 2024 war Mannheim Vorreiter im Land. Die Umstellung auf das digitale Baugenehmigungsverfahren wurde von der lokalen Kammergruppe der Architektenkammer Baden-Württemberg eng begleitet. Sie war beratend tätig, an der dreimonatigen Testphase beteiligt und gestaltete das Fortbildungskonzept für Antragstellende aktiv mit.

Ein Jahr nach dem Start hat die Kammergruppe eine anonyme Umfrage unter Planenden durchgeführt, um die Erfahrungen mit dem digitalen Antragsverfahren zu erfassen. Befragt wurden Personen, die seit April 2024 einen Bauantrag in Mannheim eingereicht haben. 40 freischaffende Planende und Planungsbüros beteiligten sich an der Erhebung. Die Ergebnisse wurden gemeinsam mit der städtischen Baugenehmigungsbehörde ausgewertet.

Dennis Ewert, freier Architekt und Vorsitzender der Kammergruppe Mannheim, ordnet die Ergebnisse so ein: „Die Ergebnisse unserer Umfrage sind mit 40 Teilnehmenden zwar nicht repräsentativ, liefern aber wichtige Impulse für die Weiterentwicklung. Sie zeigen, dass sich das gemeinsame Engagement für eine moderne Bauverwaltung lohnt. Die Bearbeitungszeiten haben sich spürbar verkürzt, nicht gerechtfertigte Nachforderungen gehen zurück, und auch die Erreichbarkeit hat sich verbessert. Das sind klare Erfolge, für die ich allen Beteiligten – insbesondere der Bauverwaltung und dem Baudezernat – ausdrücklich danke. Zugleich wird deutlich: Wir sind noch nicht am Ziel. In vielen Fällen werden die gesetzlichen Fristen weiterhin überschritten, und nicht alle Erwartungen an persönliche Beratung oder Nachforderungen sind erfüllt. Wir nehmen diesen Handlungsauftrag an und bleiben im Dialog.“

Auch Ralf Eisenhauer, Bürgermeister für Bauen, Planung, Verkehr und Sport der Stadt Mannheim zieht eine positive, aber differenzierte Bilanz  „Mit dem digitalen Bauantrag haben wir in Mannheim einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen und bürgerfreundlichen Verwaltung gemacht. Die bisherigen Verbesserungen zeigen, dass sich dieser Weg lohnt – für Planende, Bauherrinnen und Bauherren, aber auch für die Stadtgesellschaft insgesamt. Gleichzeitig nehmen wir die Rückmeldungen aus der Praxis sehr ernst. Unser Ziel bleibt klar: Wir wollen Verfahren beschleunigen, verständlicher machen und für alle Beteiligten verlässlicher gestalten– und dabei sicherstellen, dass alle Bauanträge innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet werden. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein, sondern muss spürbare Erleichterung im Alltag bringen.“

Die Umfrage zeigt, dass sich für viele die Kommunikation durch die neue Plattform vereinfacht und beschleunigt hat. Für 19 Teilnehmende war der Kontakt zur Verwaltung leichter, für 22 verlief er insgesamt zügiger. Dennoch berichtete rund die Hälfte der Befragten von Problemen bei der digitalen Einreichung. Bemängelt wurden unter anderem die unübersichtliche Darstellung von Tekturen und Ergänzungen, die eingeschränkten Möglichkeiten zur Einbindung der Bauherrschaft im Verfahren sowie der doppelte Versand von Mails. Auch der Anmeldeprozess mit der E-ID wurde als herausfordernd beschrieben, sei aber laut Bauverwaltung unverzichtbar, da er bundesweit als Standard für digitale Verwaltungsverfahren vorgesehen ist. Das Landesministerium arbeite derzeit an einer Lösung für europäische Bürgerinnen und Bürger, um den Zugang zu vereinfachen.

Zahlreiche Hinweise der Antragstellenden wurden bereits in die Weiterentwicklung der Plattform aufgenommen. So wurde beispielsweise die Kompatibilität unterschiedlicher PDF-A-Versionen erweitert, und der Antragstitel wird nun zusätzlich zur ViBa-Vorgangsnummer im Betreff der automatisierten E-Mails angezeigt. Weitere Verbesserungen sind in Planung: Künftig sollen digitale Antragsstränge zum Denkmalschutz eingeführt (Darf kommuniziert werden?) und ein Lesezugriff für die Bauherrenschaft ermöglicht werden. Auch der Unterschied zwischen Eingangsbestätigung und Vollständigkeitsbescheinigung soll klarer kommuniziert werden, um Irritationen zu vermeiden. 

Barbara Schubert, zuständig für Digitalisierung und Datenschutz in der Bauverwaltung, verweist auf die bestehenden Unterstützungsangebote: „Über unsere ViBa-Hotline der Stadt Mannheim sind wir dienstags von 9 bis 11 Uhr und donnerstags von 13 bis 15 Uhr telefonisch erreichbar. Auf unserer Website stellen wir Antragstellenden viele nützliche Informationen zur Verfügung – einschließlich Feedback-Möglichkeit und Terminvereinbarung zur Bauberatung.“

Bei den Bearbeitungszeiten zeigt sich ein gemischtes Bild. Etwas mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass die gesetzlichen Fristen von drei Monaten beziehungsweise vier Monaten bei Nachforderungen eingehalten wurden. Wo es zu Fristüberschreitungen kam, lag deren Dauer meist zwischen einem und vier Monaten, in Einzelfällen auch darüber. Für etwa die Hälfte der Teilnehmenden hat sich die Bearbeitungszeit durch das digitale Verfahren verbessert, für zwölf hat sie sich jedoch verschlechtert.

Dr. Lisa Ronellenfitsch, Leiterin des Fachbereichs Baurecht, Bauverwaltung und Denkmalschutz, betont die kontinuierliche Zusammenarbeit in der Verwaltung: „Wir treffen uns regelmäßig, um die Prozesse und Verfahren weiter zu beschleunigen. Auch das Instrument der Task Force wird noch immer genutzt, um Vorgänge zügig abzuschließen. Mit der neuen LBO-Novelle erwarten wir weitere Verbesserungen. Insbesondere durch die Ausweitung der Verfahrensfreiheit sowie des vereinfachten Verfahrens und einiger weiterer Erleichterungen im Bereich des Wohnungsbaus erhoffen wir uns, die eingereichten Anträge künftig schneller bearbeiten zu können.“

Ein besonders wichtiges Thema ist die Bauberatung. 23 Personen nutzten dieses Angebot, 19 empfanden die Beratung als ausreichend informativ, 21 als zielführend. Die Rückmeldungen waren mehrheitlich positiv – gelobt wurden insbesondere freundliche Kommunikation, konkrete Antworten und schnelle Problemlösungen. Kritisch angemerkt wurden hingegen die fehlende direkte Erreichbarkeit der Sachbearbeitung sowie die geringe Verbindlichkeit telefonischer Absprachen.

Die Erreichbarkeit und das Beratungsangebot wird von leicht mehr als der Hälfte als überwiegend schlecht bewertet. Die meisten Befragten wünschen sich künftig eine persönliche Beratung mit Termin. Diese Möglichkeit befindet sich aktuell in der technischen Umsetzung. Bereits verfügbar ist die Online-Beratung mit Termin sowie die persönliche Beratung ohne Termin. Auch eine telefonische Beratung, mit oder ohne Termin, wird gewünscht. Die derzeit mögliche persönliche Beratung ohne Termin mittwochs von 9 bis 12 Uhr wird hingegen weniger gewünscht. Termine von mehr als 15 Minuten Dauer können bei Bedarf individuell mit der zuständigen Sachbearbeitung vereinbart werden.

Sebastian Mandel, Freier Architekt und Beirat der Kammergruppe Mannheim, hebt die Bedeutung der persönlichen Beratung hervor: „Wir begrüßen es sehr, dass die persönliche Bauberatung mit digitaler Terminvereinbarung ausgeweitet wird. Eine Bauantragsstellung, die vorher sorgfältig im Gespräch mit der Sachbearbeitung abgestimmt wurde, ist die beste Grundlage für ein zügiges und reibungsloses Verfahren.“

Probleme gab es vereinzelt auch bei der Nachreichung von Unterlagen. Neun Teilnehmende berichteten von Schwierigkeiten, unter anderem durch die Notwendigkeit neuer Antragsnummern oder die eingeschränkte Erreichbarkeit zuständiger Personen. Sieben gaben an, nicht gerechtfertigte Nachforderungen erhalten zu haben. Vier weitere berichteten von Problemen bei Anhörungen, die nach überarbeiteten Planungen zu zusätzlichen oder aus ihrer Sicht unverhältnismäßigen Rückfragen führten.

Johannes Striffler, Freier Architekt und Beirat der Kammergruppe Mannheim, fordert hier bessere Kommunikation: „Nicht gerechtfertigte Nachforderungen sind besonders ärgerlich, weil sie Terminpläne durcheinanderbringen. Mit klarer Kommunikation lassen sie sich aber oft vermeiden. Wir begrüßen ausdrücklich das Angebot der Bauverwaltung, komplexe Bauvorhaben mit unklaren Anforderungen an die Bauvorlagen persönlich zu besprechen. Zuständige Ansprechpersonen sollten bereits ab der ersten Bauberatung – ob digital oder analog – bekannt sein.“ 

Auch die aktuelle Novellierung der Landesbauordnung (LBO) vom April 2025 wurde in der Umfrage angesprochen – wenn auch nur von sechs Teilnehmenden. Die Rückmeldungen dazu waren überwiegend kritisch. Die Einführung der Genehmigungsfiktion – also die fiktive Genehmigung eines Antrags nach Fristablauf – wurde als rechtlich unsicher und als Verschiebung der Verantwortung auf Antragstellende wahrgenommen. Die geplante Öffnung der Antragstellung für Gebäudeklassen 1 bis 3 für weniger qualifizierte Entwurfsverfasser wurde als potenzielle Gefahr für Qualität und Rechtssicherheit bewertet. Befürchtet werden mehr Streitfälle, eine stärkere Belastung der Justiz und ein wachsender Frust bei Bauherren und Bürgerinnen.

Hier geht es zu unserer Pressemitteilung "Lokale Architektenkammer warnt Landtagsabgeordnete vor massiver Fehlentwicklung bei geplanter Novellierung der Landesbauordnung (LBO) bei einem Hearing in Heidelberg und fordert deutliche Nachbesserung für den Verbraucherschutz."
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Mit freundlichen Grüßen,

Dennis Ewert
Freier Architekt - Master of Arts 

Architektenkammer Baden-Württemberg
Kammergruppe Mannheim
Vorsitzender